Пока еще не ясно, когда эпидемиологическая ситуация восстановится, но уже стало совершенно ясно, что мир изменился до неузнаваемости.

Наверняка, Вы и сами уже отметили, что не все сотрудники стремятся выходить на работу и контактировать со множество людей в транспорте утром и вечером, клиенты все чащи избегают личных встреч, ища способы бесконтактного взаимодействия. Так как же сохранить свою команду и рабочий процесс, не способствовать распространению COVID-19 и заодно удержать и свой баланс на плаву?

Ответ для многих уже стал очевиден – создать удаленную команду и отказаться от съема офисных помещений или значительно сократить их объем. Уже множество коммерческих направлений вступили на эту «тропу», но по пути, как обычно, возникает множество препятствий. Поэтому предлагаем руководителям свое виденье правильного перехода на «удаленку», основанное на собственном опыте и опыте наших клиентов.

Планируйте

Вашей стратегической целью должно стать построение полностью удаленной команды, т.е. полный отказ от офиса. Но, понятное дело, что какое-либо производство тяжело сделать удаленным, поэтому сосредоточиться стоит на сотрудниках, которые работают с помощью компьютера и телефона. Именно их можно в первую очередь переводить на удаленный режим работы и именно они занимают офисные, а не производственные, площади.
Поэтому подумайте, какие отделы или каких сотрудников вы могли бы перевести на «удаленку». Отбросьте личностные вопросы наподобие «достаточно ли самодисциплины у Иванова, чтобы работать удаленно?». Думайте о функциях, которые выполняет сотрудник или отдел, а не о личных качествах. Думайте, возможно ли эти функции сделать удаленными. Не сдавайтесь, даже если с первого взгляда кажется невозможным, ищите варианты. Например, личную встречу, можно заменить конференцсвязью, телефонные вызовы из офиса можно принимать на компьютере дома, а бухгалтерия может получать почту на домашний адрес главного бухгалтера. В конце концов у нас в стране есть производства, где инвалиды по зрению собирают продукцию у себя на дому, что уж говорить про всех остальных.

Стройте

Многих может остановить мысль, что для организации качественного удаленного взаимодействия требуются серьезные изменения. Действительно, перенос некоторых сервисов вовне может потребовать большого объема временных и денежных ресурсов. С другой стороны технологии VPN помогут вам сделать удаленные компьютеры частью вашей основной локальной сети, а это значит получить все те же самые сервисы, что и в офисе в короткий срок. При этом передаваемый трафик будет зашифрованным и поэтому бесполезен, даже если будет перехвачен третьими лицами. Технологии VPN сейчас настолько легкодоступны, что в большинстве случаев присутствует на современных роутерах или прокси-серверах как часть функционала. Если же подобного устройства у вас в офисе не нашлось, то за небольшую цену можно будет приобрести устройство специально для этих целей. Обсудите свой план со своим системным администратором или сторонней организацией, предоставляющей подобную услугу. Современный IT-мир может куда проще решить задачу удаленных сотрудников, чем кажется на первый взгляд.

Определившись с предоставлением доступа к офисным сервисам определитесь, за какими компьютерами будут работать ваши удаленные сотрудники. Это могут быть их личные компьютеры. Но учтите, что часто у сотрудников дома бывает один компьютер на семью или он «забит» посторонним софтом и потому непригоден для рабочих целей. Для некоторых сотрудников будет хорошим решением, если вы разрешите им забрать их рабочий компьютер домой и работать с него. Также канал Интернета у некоторых дома потребует расширения в зависимости от ваших рабочих процессов. И тут правильным будет, если компания предоставит стипендию на оплату расширенного цифрового канала (если думаете, где взять на это деньги, учтите, что счета за электричество теперь будут проблемой сотрудника и больше не надо покупать чай и печеньки в офис).

Используйте энтузиастов

Даже если инфраструктура готова, не стоит сразу всех за одну ночь переводить на удаленную работу. Всегда могут возникнуть моменты, которые вы не учли. Поэтому предварительно проведите опрос среди работников на тему удаленной работы. Наверняка, среди ваших подчиненных найдутся те, кому вы доверяете, и кто поддерживает данную идею. Тестируйте все на этих людях, их энтузиазм и готовность адаптироваться в случае возникновения проблем помогут быстрее находить решения и сохранят ваш позитивный настрой относительно этой идеи. Когда же энтузиасты покажут стабильную работу начинайте переводить остальных сотрудников.

Контролируйте

Обратите внимание, что удаленная работа – это не значит работа со свободным графиком. Когда клиенты звонят или пишут в вашу компанию в рабочее время, то они хотят получить максимально быстрый ответ независимо от того, где и как работают ваши сотрудники. Опасения, что часть подчиненных воспримет возможность удаленной работы как возможность удалиться от работы, вполне оправданы. Но будем честны, если они так поступают сейчас, то скорее всего эти люди и в офисе не так много времени уделяли рабочему процессу. Поэтому нужно иметь инструменты для быстрого выявления таких людей. Современные CRM, IP-АТС, ERP дадут вам подробнейшую статистику о работе сотрудника, а записи разговоров помогут понять, есть ли на фоне лишние отвлекающие шумы. Адаптируйте свои показатели KPI под новый стиль работы, сделав упор на качество, а не на количество проведенных за работой часов.

Конечно же, не стоит сразу расставаться с человеком из-за плохих показателей, ведь не все сотрудники, как и их домашняя обстановка, были готовы к тому, что они начнут работать удаленно. Поэтому нужно оставаться гибким в этом плане, и в первые моменты даже пытаться помочь человеку приспособиться к новым условиям. Но общие правила о том, что удаленный сотрудник должен работать в спокойной обстановке, без лишних шумов, желательно в отдельной комнате, ему не разрешается быть основным попечителем больного или ребенка, или выполнять другую работу в течение рабочего дня – должны соблюдать строго и одинаково для всех, а их нарушение пресекаться на корню.

Управляйте

Возможно нет серьезнее проверки для руководителя, чем полностью удаленная команда. Управлять людьми, которых вы не видите каждый день тяжело. Вам так же, как и им, придется привыкнуть к новой роли и новым методам управления. Наша главная рекомендация – держите контакт с людьми. Выделите время, когда вы будете не просто изучать показатели KPI, а будете звонить и разговаривать с каждым сотрудником или подчиненным начальником, не обязательно всех обзванивать за день, достаточно будет и 10 минут на одного человека раз в неделю. Просто поговорите с Вашим сотрудником так же, как если бы это была встреча возле кофемашины, обсудите последние новости, узнайте про его чувства и его опыт от нововведений. Обязательно будьте в общих чатах сотрудников, и не просто читайте, а будьте активным участником. Такие беседы будут давать не только актуальную информацию о рабочем процессе, но и будут сразу же выявлять «больные точки», которые возникают в удаленном режиме.

Также не лишним будет предусмотреть алгоритм запроса помощи. Когда сотрудники работают удаленно, больше нет возможности поставить клиента на удержание и обсудить что-то с коллегой или просто крикнуть в другой конец офиса о том, что нужна помощь. Поэтому должен быть или отдельный чат, или отдельный голосовой канал, или даже целая кнопка, которая позволяла бы получить помощь в максимально короткий промежуток времени, пока клиент еще на линии.

Делитесь информацией

Не стесняйтесь того, что делаете, ведь вы делаете благородное дело. Делитесь своим опытом и с коллегами, и с конкурентами и обязательно с клиентами. Клиенты наверняка оценят то, что вы принимаете все возможные меры по предотвращению COVID-19 и пытаетесь максимально обезопасить своих сотрудников и их.

Как видите, шаги не совсем простые и где-то без консультации специалистов не обойтись, но возможность для безболезненного и даже выгодного перевода сотрудников на работу вне офиса сейчас более реальна, чем когда-либо.